کاروباری اخراجات کم کرنے کے کچھ نکات

کوئی بھی کاروبار شروع کرنے سے قبل یہ سمجھنا ضروری ہے کہ آپ کے اخراجات کیا ہیں۔ اگرچہ یہ سچ ہے کہ اخراجات کی گنتی کرنا کاروبار کے منافع کی گنتی کے مقابلے میں بہت کم پرجوش ہوسکتی ہے، لیکن ایسا کرنے سے آپ پوری طرح سمجھ سکتے ہیں کہ کاروبار کے اندرونی کام کیسے چلتے ہیں۔ زیرِ نظر مضمون میں ہم بات کریں گے کہ کاروباری اخراجات کے حوالے سے بآسانی کیسے باخبر رہا جاسکتا ہے۔
تمام کاروبار کا بنیادی مقصد آمدنی حاصل کرنا ہے۔ پیسے کی وجہ سے ہی کاروبار چلتا ہے جو کہ آمدنی سے حاصل ہوتا ہے، لیکن آمدنی کا باعث بننے والے اخراجات کا حساب بھی رکھنا ہوتا ہے۔ زیادہ تر کاروبار کے لیے کیش فلو کے مسائل ایک بڑا مسئلہ ہیں، چاہے وہ اسٹارٹ اَپس ہوں یا بڑی کمپنیاں، سب ہی ممکنہ طور پر اس کا شکار رہتے ہیں۔ 
ایک تحقیق کے مطابق، 82فیصد کاروباری ناکامیاں ناقص کیش مینجمنٹ کی وجہ سے ہوتی ہیں۔ یہ ایک ناکامی ہے جس سے آپ ہر قیمت پر بچنا چاہیں گے۔ اخراجات سے باخبر رہنا اس ناکامی سے بچنے کے لیے صحیح سمت میں ایک قدم ہے۔ اپنے اخراجات کی لگام سنبھالنا اور ان کا سالانہ، ماہانہ یا ہفتہ وار حساب رکھنا آپ کو اپنے کیش فلو پر زیادہ کنٹرول اور سمجھ دیتا ہے۔ یہ قیمتی معلومات بالآخر آپ کو اپنے کاروبار کے لیے صحیح فیصلے کرنے اور مالی مسائل کا شکار ہونے سے بچانے میں معاون ثابت ہوگی۔ ذیل میں اخراجات کا حساب رکھنے کے مختلف مراحل پر بات کی جارہی ہے۔
اس سے پہلے کہ آپ اپنے اخراجات کا صحیح معنوں میں حساب رکھ سکیں، پہلے یہ سمجھنا ضروری ہے کہ آپ کے اخراجات کیا ہیں۔ ’’کاروباری اخراجات‘‘ کے عمومی تصور کے ساتھ نمبروں کو ٹریک کرنا آپ کے لیے چیزوں کو آسان نہیں بنائے گا۔ اس کے لیے اخراجات کی درجہ بندی کرنے کی ضرورت ہے تاکہ اس کے ذریعے آسانی سے ان کا سراغ لگایا جاسکے ۔اخراجات کی وجوہات جانیں اخراجات ہونے کی اصل وجوہات معلوم کرکے آپ یہ جان سکیں گے کہ کاروبار میں کہاں کہاں اضافی خرچ ہورہا ہے۔ نوٹ کریں کہ پیسہ کن بڑے شعبوں پر خرچ ہورہا ہے جیسے کہ تنخواہیں، ٹیکس، کرایہ، آؤٹ سورس خدمات، ریسرچ اینڈ ڈویلپمنٹ وغیرہ۔ اخراجات کی وجوہات کی نشاندہی ہونے پر آپ کو ایک بہتر تصویر مل جاتی ہے کہ آپ کے کاروباری اخراجات کیسے چلتے ہیں اور اس کے بعد یہ فیصلہ کرنے کے قابل ہوجاتے ہیں کہ آپ ان اخراجات کو سنبھالنے کے لیے کیا کر سکتے ہیں۔ان دونوں اخراجات کے درمیان موجود بڑے فرق کو جاننے سے مالیاتی تاریخ درست اور اچھی طرح سے لکھی جاسکتی ہے۔ بلاواسطہ اخراجات وہ ہوتے ہیں جو تیار کی جانے والی مصنوعات سے براہِ راست تعلق رکھتے ہیں۔ بنیادی طور پر، یہ وہ مصنوعات ہیں جو آپ فروخت کرتے ہیں۔ یہ اخراجات براہ راست مصنوعات کی قیمتوں پر اثر انداز ہوتے ہیں، جس کا اثر صارفین پر پڑتا ہے۔ دوسری طرف بالواسطہ اخراجات وہ ہیں جن کا آپ کی مصنوعات کی قیمت سے زیادہ مطلب نہیں ہوتا۔ ان میں عام طور پر کرایہ، مارکیٹنگ، تنخواہیں اور یہاں تک کہ آلات اور یوٹیلیٹی شامل ہیں۔ اب جب کہ آپ اخراجات کی درجہ بندی اور ترتیب کرسکتے ہیں، اگلا مرحلہ کاروبار میں اخراجات کا حساب رکھنے اور اس سے باخبر رہنے کے لیے سسٹمز اور پروسیسز کو ترتیب دینا ہے۔ اس کے لیے سب سے زیادہ کارآمد طریقہ انوینٹری مینجمنٹ سسٹم قائم کرنا اور ساتھ ہی انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال بھی ہے۔ پھر آپ ان پروسیسز کو اسٹریم لائن کرنا شروع کر سکتے ہیں جن پر آپ کا کاروبار کام کرتا ہے تاکہ چیزیں پہلے کے مقابلے میں آسانی سے چل سکیں اور ہر چیز کو کنٹرول کرنا بہت آسان ہو۔آپ کی انوینٹری آپ کے کاروبار کی بنیادی خصوصیت ہے۔ اس میں خام مال اور تیار مصنوعات سمیت ہر وہ اشیا شامل ہے جس کی آپ کو کاروبار کرنے میں ضرورت ہوتی ہے۔ اس بات کو مدنظر رکھتے ہوئے کہ انوینٹری کیسے چلتی ہے آپ کو اخراجات پر اضافی کنٹرول حاصل ہوگا.۔ ایک اور تکنیک جسے آپ اپنے کاروبار کے لیے انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر رکھنے کے فوائد میں اضافے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں وہ ہے انوینٹری مینجمنٹ کی زبردست حکمت عملیوں کے ساتھ عمل کرنا۔ ہنگامی منصوبہ بندی، باقاعدہ آڈٹنگ اور انوینٹری ڈیٹا کے لیے بیک اَپ سسٹم بنانے جیسی حکمت عملیوں کا استعمال وہ بہترین طریقے ہیں جن سے آپ دیگر خدمات پر زیادہ رقم خرچ کیے بغیر انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے استعمال کو بڑھا سکتے ہیں۔ ان حکمت عملیوں کو بروئے کار لانے سے انوینٹری کے اخراجات کو ٹریک کرنے میں بھی مدد ملے گی۔ آپ کی خریداری کا عمل نہایت اہمیت کا حامل ہے، جسے اسٹریم لائن کرنے سے صارفین کو بآسانی آپ کے آرڈر اور مصنوعات حاصل کرنے کا موقع ملتا ہے۔ لہٰذا، اپنے صارفین کو ایک ایسا پلیٹ فارم مہیا کریں جہاں وہ ذاتی طور پر رابطہ کیے بغیر اپنی مرضی کے مطابق مخصوص آرڈر اور مصنوعات آسانی سے حاصل کرسکیں۔ ایسا کرنے سے وہ اخراجات بھی بچتے ہیں جو ہر کلائنٹ تک پہنچنے پر خرچ کرنا پڑتے ہیں۔
اپنے اخراجات کا حساب رکھنے کا ایک آسان طریقہ صرف اپنی مخصوص مصنوعات یا خدمات پر توجہ مرکوز کرنا ہے۔ بعض اوقات، اپنے اخراجات کو کم کرنے کے لیے صرف ایک پروڈکٹ لائن پر توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، جسے آپ آخر تک جاری رکھنا چاہتے ہیں کیونکہ بہت ساری مختلف مصنوعات اور خدمات فروخت کرنا آپ کے مجموعی اخراجات میں اضافہ کرے گا کیونکہ ہر ایک کے متعلقہ اخراجات ہوتے ہیں۔ خصوصی پروڈکٹ لائن پر توجہ مرکوز کرنا اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ کے پاس مصنوعات کی ایک لائن ہے جو مؤثر ہوتیں، لاگت کی بچت کرتیں اور آسانی سے ٹریک کی جاسکتی ہیں۔زیادہ تر وقت لوگ یہ سمجھتے ہیں کہ سب سے مہنگے حل بہترین ہی حل ہوتے ہیں لیکن اس میں زیادہ سچائی نہیں ہے۔ بعض اوقات سادگی اور سہولت کاروبار کو درپیش زیادہ تر مسائل کی کلید ہوتی ہے۔
 اگر آپ کو کوئی مسئلہ درپیش ہے اور اپنے آپ کو مالی بوجھ سے دوچار کرتے ہوئے حل کے لیے ہزاروں خرچ کرنے کی ضرورت ہے، تو یہ زیادہ بہتر حل نہیں ہے۔ اگر آپ چیزوں کو مؤثر رکھتے ہوئے اپنے اخراجات کو کم کر سکتے ہیں، تو تب ہی آپ کو معلوم ہو گا کہ آپ کو ایک بہترین اور حقیقی حل مل گیا ہے۔ آٹومیشن نے کاروبار کرنا اور اخراجات کا سراغ لگانا آسان بنا دیا ہے۔ خودکار سافٹ ویئر انسانی غلطی کو دور کرتا ہے اور یہ پیداواری صلاحیت کو ہموار کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ عام طور پر، آٹومیشن بہت سی صنعتوں کے لیے لاگت کی بچت کے حل کا ایک بڑا سودا کر سکتی ہے اور یہ ممکنہ طور پر آپ کے کاروبار کی بھی مدد کر سکتی ہے۔ ایک تحقیقی مطالعہ کے مطابق، ذہین آٹومیشن کے نتیجے میں طویل مدت میں کاروباری لاگت میں 40سے 75فیصد تک کمی آتی ہے۔
آؤٹ سورسنگ کاروباری اخراجات کو مؤثر طریقے سے ٹریک کرنے کا ایک اور بہترین طریقہ ہے۔ دستیاب بیرونی خدمات کا ہوشیاری سے استعمال کریں جو آپ کی کمپنی کو کچھ خاص شعبوں (جہاں بہت زیادہ رقم خرچ کرنی کی ضرورت ہو) میں جائے بغیر ترقی کرنے میں مدد دے سکتی ہیں۔ اس سے اخراجات کا سراغ لگانا آسان ہو جاتا ہے کیونکہ آپ کو ان آؤٹ سورس کمپنیوں کو اپنی ضرورت کی خدمات کے لیے ادائیگی کرنا ہوتی ہے۔ آؤٹ سورسنگ عام طور پر اضافی افرادی قوت اور وقت کی سرمایہ کاری کے لیے آپ کے اخراجات کو کم کرتی ہے۔اخراجات سے باخبر رہنا اس بات کو یقینی بنائے گا کہ آپ کے کاروبار کو طویل مدت میں مالی تحفظ حاصل ہو گا اور آپ کے کاروبار کی کامیابی کے لیے ممکنہ خطرہ ختم ہوجائے گا۔